Przedsiębiorcy, którzy podróżują do innych krajów Unii Europejskiej w związku z prowadzoną przez siebie działalnością, mogą mieć prawo do skorzystania z procedury VAT-REF, czyli ubiegania się o zwrot podatku VAT naliczonego przy okazji zakupów za granicą.
Wydatki dające prawo zwrotu VAT:
- zakup paliwa,
- opłaty za przejazdy autostradami,
- opłaty parkingowe,
- naprawy samochodu oraz zakup części zamiennych,
- zakwaterowanie w hotelu,
- opłaty za udział w konferencjach, targach, czy szkoleniach,
- zakup sprzętu elektronicznego,
- zakup wyposażenia firmy.
Zwrot VAT nie jest natomiast możliwy w stosunku do zakupów artykułów spożywczych i napojów, papierosów oraz alkoholi.
Zwrot VAT w ramach procedury VAT-REF nie jest dostępny dla wszystkich przedsiębiorców. Aby złożyć wniosek, przedsiębiorca musi jednocześnie spełnić szereg warunków:
- być zarejestrowany jako czynny podatnik VAT (VAT-owiec) w Polsce,
- dokonywać sprzedaży opodatkowanej lub sprzedaży mieszanej w Polsce (nie może świadczyć jedynie czynności zwolnionych z podatku),
- nie może posiadać siedziby w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek,
- nie może być zarejestrowany do celów podatku VAT w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (dotyczy np. świadczących usługi przewozu osób w krajach UE),
- poniósł wydatki związane z działalnością gospodarczą (nie mogą to być wydatki na prywatne cele),
- nie może dokonywać sprzedaży towarów lub usług w kraju UE, w którym został poniesiony wydatek (z pewnymi wyjątkami w stosunku do usług transportowych oraz dostaw towarów i usług, w których obowiązuje mechanizm „odwrotnego obciążenia”).
Aby zwrot VAT był możliwy, zakupy dokonane w innym kraju UE muszą być potwierdzono prawidłowo wystawionymi fakturami, rachunkami lub paragonami. Szczegóły wymagań przedstawione zostały w tabeli.
Zwrot VAT można uzyskać składając wniosek VAT-REF. Składa się go do zagranicznego urzędu skarbowego za pośrednictwem polskiego urzędu skarbowego właściwego ze względu na siedzibę przedsiębiorcy (tego, w którym przedsiębiorca rozlicza podatek VAT). Formularz VAT-REF można złożyć wyłącznie przez Internet za pomocą systemu e-Deklaracje. Do wniosku załącza się skany faktur lub innych dokumentów w formacie .zip. Całość komunikacji z urzędami skarbowymi przebiega drogą elektroniczną. Nie ma możliwości złożenia wniosku w wersji papierowej.
Wniosek o zwrot VAT-u można składać za okres nie dłuższy niż rok i nie krótszy niż kwartał. Od długości okresu zależą minimalne kwoty, o które można wnioskować. Jeśli zwrot ma dotyczyć okresu krótszego niż rok (np. kwartału), to minimalna kwota, o którą można się starać wynosi 400 euro. Jeśli zaś zwrot dotyczy całego roku podatkowego, to minimalna kwota spada wtedy do 50 euro.